Virtueel kantoor of postbus als zetel, een goed idee?

Start je een onderneming, als eenmanszaak in hoofd- of bijberoep of als vennootschap (BV, VOF, CommV), dan moet je een officieel adres kiezen. Dit officiële adres is je zetel. Mag je een virtueel kantoor of postbus kiezen als zetel? Deze blog legt uit hoe dat net in elkaar zit.

1. Wat is de maatschappelijke zetel?

De zetel is het officiële juridische adres van je eenmanszaak of je vennootschap. Op dit adres komt onder meer je post toe, ontvang je klanten, werk je regelmatig en houd je in principe de boekhouding bij. De locatie van de zetel is dus zeer belangrijk. De zetel staat ook altijd opgenomen in een publiek beschikbare database: de Kruispuntbank van Ondernemingen. 

2. Wat is een virtueel kantoor of postbus?

Een virtueel kantoor is een adres waar de post toekomt en eventueel een telefonische antwoorddienst staat. Hier zijn geen werknemers of bestuurders aanwezig. Vaak heb je ook geen toegang tot dit kantoor en bestaat het voor de rest enkel ‘virtueel’.  Een postbus is een voorziening in veel landen om postzendingen op te slaan. Je huurt deze postbus.

3. Kan je een virtueel kantoor of postbus kiezen als maatschappelijke zetel?

In theorie mag je je zetel vrij kiezen zonder beperkingen. Toch houd je best rekening met deze richtlijnen van de Belgische fiscus:

• Je moet als bedrijfsleider op elk moment toegang hebben tot de kantoorruimte;
• Je moet als bedrijfsleider exclusieve toegang hebben tot de kantoorruimte;
• De kantoorruimte is het administratieve centrum van je onderneming, van waar je eigenlijk alle belangrijke beslissing neemt voor je eenmanszaak of je vennootschap.

Het is meteen duidelijk dat een virtueel kantoor of een postbus niet aan die voorwaarden voldoen. Wil je je adres vestigen in een co-working plek of business center is dit wel mogelijk. Ben je dit van plan, zorg dan zeker dat je rekening houdt met de vereisten van de fiscus en lees grondig de huurovereenkomst na. 

‍